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Einstellungen in PROPUP

E-Mail-Client Einstellungen

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Damit Sie E-Mails direkt von Ihrem E-Mail-Account aus versenden können, bietet PROPUP Ihnen die Möglichkeit, Ihren SMTP-Server in unserer Software zu konfigurieren. Mit dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass alle E-Mails im Namen Ihres Unternehmens gesendet werden, was die Kommunikation professioneller und vertrauenswürdiger macht. Bitte folgen Sie den nachstehenden Anleitungen, um Ihren SMTP-Server für verschiedene E-Mail-Anbieter korrekt einzurichten. Beachten Sie, dass einige Anbieter zusätzliche Schritte zur Aktivierung des SMTP-Dienstes erfordern können.

Office 365

  • SMTP-Host: smtp.office365.com

  • Port: 587 (TLS)

  • Authentifizierung: Erforderlich

  • Hinweis: Stellen Sie sicher, dass SMTP-Auth in Ihrem Office 365-Konto aktiviert ist. Gehen Sie hierzu in das Admin Center, navigieren Sie zu "Dienste und Add-Ins" und prüfen Sie die Einstellungen für "SMTP-Authentifizierung".
     

Exchange (individuell gehosteter Exchange Server)

  • SMTP-Host: Kann variieren, in der Regel smtp.<Ihre-Domain>.com

  • Port: 587 (TLS) oder ein individueller Port

  • Authentifizierung: Erforderlich

  • Hinweis: Je nach Konfiguration Ihres Exchange-Servers müssen möglicherweise spezifische Einstellungen vorgenommen werden, um den SMTP-Versand zu erlauben.
     

Outlook.com

  • SMTP-Host: smtp-mail.outlook.com

  • Port: 587 (TLS)

  • Authentifizierung: Erforderlich

  • Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die SMTP-Einstellungen in Ihrem Outlook.com-Konto korrekt konfiguriert sind. Möglicherweise müssen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren oder ein App-Kennwort verwenden.
     

Google / Gmail

  • SMTP-Host: smtp.gmail.com

  • Port: 465 (SSL) oder 587 (TLS)

  • Authentifizierung: Erforderlich

  • Hinweis: Für Gmail müssen Sie den Zugriff weniger sicherer Apps aktivieren oder ein App-spezifisches Passwort generieren. Gehen Sie dazu in die Kontoeinstellungen und aktivieren Sie die Option unter "Sicherheit".
     

Apple iCloud Mail

  • SMTP-Host: smtp.mail.me.com

  • Port: 587 (TLS)

  • Authentifizierung: Erforderlich

  • Hinweis: In den iCloud-Einstellungen müssen Sie möglicherweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren oder ein App-spezifisches Passwort generieren.
     

OnOffice

  • SMTP-Host: smtp.onoffice.de

  • Port: 587 (TLS)

  • Authentifizierung: Erforderlich

  • Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die SMTP-Einstellungen in Ihrem OnOffice-Konto korrekt konfiguriert sind. Prüfen Sie gegebenenfalls die Anweisungen von OnOffice zur SMTP-Konfiguration.

Zusätzliche Hinweise zur Aktivierung des SMTP-Dienstes

Einige Anbieter blockieren standardmäßig den SMTP-Dienst für Sicherheitszwecke. Um den SMTP-Versand zu aktivieren, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte unternehmen:

  1. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Bei aktivierter 2FA müssen Sie ein App-spezifisches Passwort erstellen und dieses anstelle Ihres regulären Passworts verwenden.

  2. Zugriff auf weniger sichere Apps: Einige Anbieter wie Google erfordern, dass Sie den Zugriff für weniger sichere Apps aktivieren, um den SMTP-Versand zu erlauben.

  3. SMTP-Authentifizierung: Stellen Sie sicher, dass die SMTP-Authentifizierung in den Kontoeinstellungen aktiviert ist.

Bitte folgen Sie den spezifischen Anweisungen Ihres E-Mail-Anbieters zur Aktivierung und Konfiguration des SMTP-Dienstes.

E-Mail-Vorlagen

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Im foglenden Abschnitt erklären wir Ihnen die Möglichkeit, wie Sie ihre E-Mail Vorlagen in PROPUP optimal einstellen können, um Ihre Kunden noch persönlicher Anzusprechen

Auf Standard zurücksetzen

Mit Click auf diesen Button setzen Sie alle Vorlagen auf den PROPUP Standard zurück

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Variablen / Platzhalter

Es gibt Variablen in PROPUP die erst im Zuge des E-Mail-Versands ausgefüllt werden. Dies sind sogenannte Platzhalter die wir empfehlen nicht zu entfernen sondern gegebenenfalls an anderer Stelle einzufügen. Variablen sind mit geschwungenen Klammern vor und nach dem Namen der Variable gekennzeichnet. Die exakte Schreibweise ist hier relevant. Im folgenden erklären wir Ihnen die wichtigsten Variablen:

 

{PROPERTY_ADDRESS}

Hier wird die Objektadresse angegeben. Diese kann zum Beispiel im Betreff und im Fließtext zum Einsatz kommen. 

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{SIGNATURE}

Hier wir Ihre Signatur die sie im Signatur Block eingegeben haben angewendet. Die Signatur können Sie jederzeit ändern.

 

{DOCUMENT_URL}

Hier verlinken wir je nach Formular die entsprechenden Dokumente des Kunden. Diese sind als Hyperlinks definiert z.B.: Übergabeprotokoll. Der Hyperlink ist mit der {DOCUMENT_URL} verknüpft. Dies macht Sinn, da der eigentliche Link zum Formular für den Kunden nicht lesbar ist.

 

Besondere Variablen / Platzhalter

Besondere Variablen sind jene, die nicht in jedem Formular anzuwenden sind.

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{CUSTOMER_PORTAL_LINK}

Der Link zum Kundenportal können bei den E-Mail Vorlagen zum Übergabeprotokoll und dem Kundenportal angewendet werden. Wie bei der {DOCUMENT_URL}, sind diese als Hyperlink hinterlegt. Den Text des Hyperlinks können Sie abändern. Achtung jedoch die dahinter stehende Variable nicht ändern.

 

 {*CUSTOMER_PORTAL_TEXT}

Dies ist ein von uns vorgegebener Text der nicht abgeändert werden kann und nur dann befüllt wird, wenn Sie bei einer Besichtigung angeben, dass der Kunde Zugriff zu einem Kundenportal erhält. Der Text lautet: "Hier finden Sie weitere Details und Ihre Dokumente: Link zum Kundenportal"

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